テレワークやモバイルワークの影響もあり、企業のIT資産は非常に多くなりました。これらの資産管理は大きなリソースを割くことになりがちです。
管理するビジネスメリットや目的に応じて適切に管理しないと、IT資産管理はどの会社にとっても非常に負担です。そこで、上手に管理するために使えるおすすめの方法・ツールの紹介と、上手に管理することにより生じるメリットについてまとめてみました。
IT資産管理とは？
IT資産管理は、IT関連の機器・ソフトウェアを含めて資産管理することを指します。資産の管理を行わないと、価値や効用を失う可能性がありますが、大量の管理対象があるので、企業にとっては大きな負担と思われることの1つです。
一方、資産管理には、多くの場合、ツールの導入で自動化する工夫がなされています。大量の機器やソフトウェアの管理のために、人件費などのコストを最小化できることがその理由です。
また、IT資産の管理は、得られるメリットや行う目的が明確です。機器やソフトウェアの資産を可視化して価値の保全を図ること、利用状況の把握・ライセンス管理を行うことが目的です。さらに、情報セキュリティ上も安全な管理体制の構築のためにはIT資産管理は必要不可欠です。
これらの目的にあった管理ができれば、ツールを有効活用してコストを最小化することは各企業でのIT資産管理を円滑に進めるコツであるということができます。
IT資産管理の重要性と目的
IT資産管理は、次の目的のために欠かせないものと考えられています。
自社のIT資産の可視化
一覧でIT資産を網羅し、使われているもの・使われていないものの区別や、管理者・メンテナンスの要否や期限について管理してIT資産を可視化します。可視化によって、財産の価値や効用が保全できます。
効率的な利用、管理体制の構築
IT資産の管理をしないと二重に購入するなどのミスによる無駄や、管理不足による資産の価値の減少が起きる可能性があります。また、メンテナンス・最新のものに更新するなどして、使われる資産の価値を保っておくなどの管理も必要です。
ライセンス期間の把握
ライセンスは、有効期間内であれば利用できますが、その後は更新・返却または廃棄などの処分が必要です。期限の管理を適切にしておかないと、ライセンスを不正に利用するのと同じことであり、企業には法的責任が生じることがあります。
IT資産管理の管理対象について
IT資産の管理対象は、ソフトウェア・ハードウェア・ライセンスに大別されます。それぞれ可視化し、管理する必要があります。
ソフトウェア
ソフトウェアは、IT資産管理の重要な要素です。
ソフトウェアは、ライセンスキーを与えられて使いますが、キーがないと利用ができず、その効用はなくなってしまいます。キー管理や、ソフトウェアはライセンスがないと利用することができません。
また、ソフトウェアは目に見えないので、どこで何が使われているか、管理台帳などを使い、把握しないと、後程ご紹介するライセンスとの関係でも複製や、無断利用などの問題が生じる恐れがあります。
サーバやPCの中にインストールされるOS・アプリケーション・ハードウェア内にインストールされているファームウェアなども含めて網羅的に管理する必要があります。
ハードウェア
PC・サーバ等のマシン類、ハードディスク・USBメモリなどの記憶媒体・通信機器（ルータ・スイッチ・ゲートウェイなど）・ディスプレイ・キーボードなどの周辺機器まで含めて管理します。
ハードウェアは、利用の年数を定めて、これを過ぎたら利用しないなどの管理を行います。前提として機器を正確に把握し、管理ルールに従った管理を行うことが必要です。
記憶媒体の管理は、情報の紛失や、漏えいなど、セキュリティ事故の予防のためにも十分に行われる必要があります。
さらに、管理した対象の機器それぞれに利用年限・交換ルールを決めておくことにより、あらかじめ決めておいた購入計画と予算に従い、入れ替えを行います。
ライセンス
ソフトウェアはライセンスがないと利用することができません。また、ハードウェアに利用されているファームウェアなどもライセンスにより利用権限が定められていることがあります。
ソフトウェア・ハードウェアに存する著作権などの知的財産権は、利用規約や、相対契約により使用する権限を与えられて、規約・契約に従った条件・本数内で利用できるものです。
利用の条件には用途・使用の方法が定められており、これに従った用途・用法で使われているか、ライセンス数に合った利用ができているかなど、権限を与えられた範囲で使用しているかは管理によって分かるようになります。
規約・契約違反による、知的財産権侵害・法的紛争を防ぐためにもライセンスは管理される必要があるのです。
IT資産管理ツールを活用するメリット
IT資産管理ツールとは、IT資産の管理の工程の一部または全部自動で行うことができるソフトウェアです。
IT資産ツールの機能としては、次にあげるようなものがあります。
- ソフトウェア・ハードウェア・ライセンスの管理
- 期間を設定すると自動でアラートメールを発出する・ポリシー違反の警告などのアラート機能
- 更新プログラム管理
- 管理ログの作成や保存など
さらに、管理者・デバイスユーザーの勤務記録や、ネットワーク管理あるいは必要な時に遮断できる機能・アクティブディレクトリとの連携によるアカウント管理などの機能を利用できます。
これらの機能は多くの場合オプション・拡張機能として提供されますが、利用できればIT資産を資産管理の面・セキュリティ管理の面双方を統合したうえで、管理できることとなります。工程は1つであるのに2つの管理ができるので効率的です。
ツールによれば、自動化が可能であり、管理のためのコストを減らすことができます。その一方、ツールなしで管理するとIT資産管理は対象となるものが非常に大量ですので工程が煩雑であり、人件費を中心とする管理コストも大きく膨らんでしまいます。
IT資産をスムーズに管理できる
コスト面だけでなく、IT資産管理をツールなど導入して実施するメリットをもう少し詳しく説明すると次の通りです。
資産管理データの一元管理
網羅的で、項目などの平準化をおおなったうえで資産データを一元的に把握できます。不具合・故障に対し、より迅速に対応できます。
アップデート情報などの自動アラート
アップデート・利用期間など基準としたアラートが来ますので、管理者もユーザーも必要なアクションをとることができます。最新のソフトウェアにすることで、セキュリティリスクの低減に役立ちます。
ライセンス切り替えなど時期の可視化
ライセンスも一元把握し、ツールのアラート機能を活用することで、更新漏れ・切り替え漏れによるライセンス条件違反のリスクも低減することができます。
セキュリティ対策が可能
ツールを利用すると、不具合・異常が出ているOSやサーバ、ソフトウェアがあると自動検知してアラートすることが可能です。また、ログの作成・保管が自動でできるので、アクセス解析なども実施できます。ソフトウェアの最新化も確実に対処可能です。
こうして、IT資産管理をツールにより行うことは、資産の保全管理を行うにとどまらず、セキュリティ体制強化の点に大きなメリットがあることがポイントです。
まとめ
IT資産の一元管理は、ソフトウェア・ハードウェア・ライセンスの管理に必要であるだけでなく、セキュリティ体制の構築・強化にも必要です。管理の方法は、台帳管理だと手間が煩雑になり、人件費を中心とするコストがかさみがちです。
この点、IT資産管理ツールを利用すると、管理の自動化を図ることができてコストダウンにつなげられるのと同時に、セキュリティ体制の強化にも有益です。
