近年、「デジタル化」という言葉をよく耳にするようになりました。政府主導のもと、あらゆる企業に対し取り組みが推奨されていることからも分かるように、今後ますます重要なキーワードとなるのは想像に難くありません。本記事では、企業がデジタル化を進めなければならない理由や取り組み方、おすすめのツールについて紹介します。
企業のデジタル化を推進する重要性
各企業がデジタル化を重視し取り組んでいる背景には、いったい何があるのでしょうか。ここでは、代表的な4つのポイントについて解説します。
業務の効率化
企業が激しい市場競争で勝ち残るためには、これまでの習慣や方法に捉われない、根本的な改革が必要です。すでに業務効率化を進めている企業でも、常に新しい技術に目を向け、不要なコストを思いきって削減したり、自社で働く従業員のパフォーマンスを上げたりするために、労働環境改善を図っていくことが必要です。つまり、企業にとっていかに業務効率化を続けていけるかが、今後ますます大きな課題になると考えられます。
業務効率化を進める方法は様々あるものの、昨今の状況から鑑みて、当然ながらデジタル化はまず不可欠です。効率化によって空いたリソースを、より生産性の高い重要な業務へ注力させることで、企業体質を強化できるのがメリットです。
働き方の多様化
近年では、働き方に対する価値観も多様化しています。社会構造の変化に対応し、人手をしっかり確保するためには、これまでアナログ的に行われてきたことをデジタル化しなければなりません。実際によく取り組まれている例としては、「テレワーク」や「ハイブリッドワーク」などが挙げられます。
ハイブリッドワークは、オフィスへ出社するスタイルとテレワークをうまく組み合わせた働き方です。資料作成など黙々と作業する時は、テレワークで社内ネットワークへつなげられるようにしておけば、時間も作業も効率化を図れます。ひいては、内閣府が掲げる「ワークライフバランス」も実現できるようになるでしょう。
また、実際には入居せず、会社の電話番号や住所のみを借りられる「バーチャルオフィス」も、昨今は初期費用を抑えられる方法として浸透しています。
非常時への備え
ここ数年、新型コロナウイルスの流行によって、世界のあらゆる行き来が遮断されました。このようにパンデミックや大規模な自然災害など、今や先行きを見通せない出来事は身の回りにあふれています。
こうした非常時のリスクに備え、オフィスへ出社する、あるいは対面で商談を行わずとも事業・業務を滞りなく行えるような環境づくりは、今後ますます重要になってくるはずです。そのために、インターネットを介してやり取りできるデジタル化は不可欠な取り組みと考えられます。
社会的課題への対応
総務省が公表している「令和4年度版 情報通信白書」によると、少子高齢化が進み、日本の生産年齢人口（15～64歳）は1995年をピークに減少し続けています。2050年には2021年と比べ29.2%も減ることが想定されており、事態は深刻です。
参照元：https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/r04/html/nd121110.html
労働力が減ったまま何も対処しなければ、生産性が低下することは想像に難くありません。経済産業省も、2018年9月に発表した「DXレポート～ITシステム『2025年の崖』の克服とDXの本格的な展開～」の中で「2025年の崖」という言葉を用いて、デジタル化、DXを早急に進めなければ甚大な損害が発生すると警鐘を鳴らしています。こうした社会的な課題に対応する意味でも、デジタル化は依然として重要な取り組みです。
参照元：https://www.meti.go.jp/shingikai/mono_info_service/digital_transformation/pdf/20180907_01.pdf
企業のデジタル化を推進する方法
あらゆる企業がデジタル化を進めている現在でも、改めてデジタル化できる部分がないかを常に確認することが重要です。
既存業務を洗い出す
自社の部門や部署が現在、どのような業務を抱えているのか、定期的にチェックしましょう。その中には、「以前から続けているから」といった理由だけで見直されてこなかった、アナログ的な業務が潜んでいるかもしれません。それらをピックアップし、デジタル化を進める候補対象とします。
さらにいえば、古い技術でデジタル化をしたままになっている作業もあるかもしれません。
例えば、テレワークの広まりなどに合わせ、コミュニケーションの場としてチャットツールやWeb会議ツールを導入した企業は数多くあるでしょう。しかし、昨今ではメタバースプラットフォームにおけるコミュニケーションも発展しており、デジタル化できる範囲は日々進化しています。
課題を把握する
次に、実際に業務を行う上で、どのような課題を抱えているのかを把握します。
コミュニケーションツールの例をとれば、テレワークを続ける社員と、出社をする社員が混在している場合、従来のチャットツールのみの導入だと、両者に差が出るのは想像に難くありません。
具体的には、すぐにその場でリアルのコミュニケーションをとれる出社の社員と、チャットでいちいちWeb会議を持ち掛けなければならないテレワークの社員とでは、業務に対する理解度や、会社に対するエンゲージメントへの差が出ることが考えうるでしょう。
ツールを導入する
組織で解決したい課題を見出せれば、次はその課題をクリアにすべく、どのようなツールを導入すれば良いかを考えましょう。先にも記載の通り、デジタル技術は常日頃進歩しています。常にその時の最新の技術に目を向けることが重要です。
ただ、ここで注意すべき点は、そもそもデジタル化が必要なのかどうかを見極めることです。デジタル化はあくまで手段であり、目的ではありません。見直すべき業務のゴールを見据えた上で、デジタル化が有効だと判断できれば可能かどうか、どこから手をつけるべきか、最適なツールは何か、と検討していくのがポイントです。
企業のデジタル化を推進する際に検討したいツール
現在、デジタル化をサポートするツールは数多くあります。そこで以下では、大まかに3つのジャンルに分けて紹介します。課題を解決するために、どういったツールを導入すれば良いのかを考える際は、ぜひ参考にしてみてください。
コミュニケーションツール
先に述べたように、近年はテレワークやハイブリッドワークなどが当たり前の働き方の1つになりました。場所に制限されない多様な働き方が広まれば、コミュニケーションの形も見直さなければなりません。
チームメンバーが遠隔地にいたとしても、まるで同じ空間にいるかのような感覚でいられる「バーチャルオフィスツール」が一例です。また、「メタバース」と呼ばれるインターネット上の仮想空間にオフィスをつくり、自分の分身ともいえるアバターを使って、メンバーのアバターに話しかけたり会議に参加したりもできます。
プロジェクト管理ツール
場所や時間にとらわれない多様な働き方に関連して、「プロジェクト管理ツール」は、業務の進捗状況をはじめとした情報共有を円滑に行えるのが特徴です。
とくに近年は、AI（人工知能）を活用したツールが人気で、数多く誕生しています。システム設計書を画像認識AI機能で支援するものや、各メンバーの抱える課題について進捗を確認し、その日に必要なタスクを示してくれるもの、赤字になりうるプロジェクトをAIで予測できるものなど様々あります。
業務自動化ツール
本来、人の手で行ってきた業務を自動化し、業務効率化を図ろうとするのが「業務自動化ツール」です。例えば、AIによる社内外からのお問い合わせ対応や、工場での異常検知、シフト作成などがあります。業務自動化ツールの活用によって、人は煩雑な定型作業から解放され、その分、より創造性や生産性の高い仕事に注力しやすくなるため、導入を検討するのもおすすめです。
まとめ
日本は少子高齢化による労働力不足などの影響から、デジタル化やDXの推進が喫緊の課題となっています。企業で取り組む際には、業務を洗い出し課題を明確化することで、必要となる方法がおのずと見えてくるはずです。
今回紹介したように、課題解決に特化したツールを導入するのもひとつの方法です。自社の取り組み方についてアイデアがなかなか思いつかない場合は、下記の資料も併せてぜひ参考にしてみてください。
